Crear la cuenta
Con tu CUIT alcanza. Con ese número buscamos en ARCA tu nombre, tu condición frente al IVA y tu domicilio, y completamos el formulario solos. Si algo no coincide, lo podés corregir ahí mismo.
Además te pedimos un teléfono, que es con el que vas a entrar: te mandamos un código por WhatsApp cada vez. No hay contraseña que recordar ni que perder.
Conectarte con ARCA
Para que tus facturas tengan CAE, ARCA tiene que autorizarnos a emitir en tu nombre. Eso se hace una sola vez, y hay dos caminos.
Lo hacemos nosotros
Nos das tu CUIT y tu clave fiscal, entramos al portal de ARCA por vos y dejamos hecha la autorización y el punto de venta. Tarda un minuto y no tenés que hacer nada más.
Lo hacés vos
Si preferís no darnos la clave, te damos el paso a paso y lo hacés desde tu cuenta de ARCA. Son cinco pasos en el Administrador de Relaciones, y el único dato que tenés que copiar es nuestro CUIT.
El camino manual no es peor ni es un castigo: es la misma autorización. Y es el que hay que usar si tenés verificación en dos pasos activada, porque ahí ARCA nos va a frenar.
Qué pasa con tu clave fiscal
Esto es lo que más se pregunta, y con razón.
La clave se usa para ese trámite y se descarta. No queda guardada en nuestra base, no se escribe en ningún registro y no se la mostramos a nadie. Vive en memoria mientras dura el trámite y se va con él.
Después de eso no la necesitamos más: lo que queda es la autorización en ARCA, que es otra cosa. Podés cambiar tu clave al día siguiente y vas a seguir facturando igual.
Y la podés dar de baja cuando quieras. Entrás a tu Administrador de Relaciones en ARCA y nos sacás la autorización. Desde ese momento no podemos emitir más a tu nombre. No hace falta avisarnos ni pedirnos permiso.
El punto de venta
Es el número que va en cada comprobante: el 0003 de 0003-00001247. Sin uno no se puede emitir nada.
Si ya tenés uno dado de alta —la mayoría de los responsables inscriptos lo tiene— lo encontramos solo y lo usamos. Si no tenés, lo damos de alta nosotros durante la conexión.
Ojo con el de "facturador manual". ARCA tiene dos tipos y sólo uno sirve para esto. Si ya tenés uno de Comprobantes en línea o facturador manual, ese no funciona por webservice: hay que dar de alta uno de tipo webservice. Es el error más común al conectarse, y si te pasa te lo vamos a decir con esas palabras.
Emitir una factura
Elegís el cliente, cargás qué vendiste y a cuánto, y listo. Antes de emitir te mostramos qué letra va a salir —A, B o C— y el total con IVA, para que no haya sorpresas.
Si es una venta de mostrador, no hace falta cargar a nadie: se emite a consumidor final. Eso sí, por encima de $ 417.288 ARCA exige identificar al comprador, y te lo avisamos antes de emitir, no después del rechazo.
La factura sale con su CAE y su PDF, listo para mandar.
Anular una factura
Una factura autorizada no se borra ni se corrige: ya está informada a ARCA. Lo que se hace es emitir una nota de crédito que la cancela, entera o en parte. Eso es lo que la gente llama "anular", y en el panel se llama así.
Podés acreditar todo o sólo una parte. Lo que no se puede es acreditar más de lo que queda sin cancelar.
Diseñar tu factura
En Cuenta → Diseño de tus facturas elegís cómo se ve el PDF: Como ARCA, Clásico o El mío. Con «El mío» (en el plan Negocio) tocás Diseñar y la armás vos: movés y agrandás cada parte, elegís la letra, los colores y qué columnas lleva el detalle, y sumás textos, rayas, recuadros, tu logo o una imagen (una firma, un sello).
Lo que pide ARCA —tu CUIT, el del cliente, el CAE, el QR, los totales y las leyendas— se mueve pero no se borra ni se tapa: si algo no cumple, el editor te dice qué y no te deja guardar. Con Ver el PDF real ves cómo sale antes de usarlo.
Si un dato de una factura es tan largo que no entra en su lugar, esa factura sale con el diseño de ARCA, para que nunca salga un dato cortado. El editor es para la computadora.
Remitos
El remito acompaña la mercadería y lo firma quien la recibe. Va sin precios, a propósito: el que recibe no tiene por qué ver lo que se facturó.
Hay dos formas de usarlo:
Ya facturaste y ahora entregás. Hacés el remito desde esa factura y sale a nombre del mismo cliente.
Entregás durante el mes y facturás al final. Hacés remitos sueltos y después los seleccionás y sale una sola factura por todo, con el número de remito en cada renglón para que el cliente lo cruce con los papeles que firmó.
El precio se guarda aunque no se imprima: es lo que permite facturarlos después.
Cobros y cuenta corriente
Cuando un cliente te paga, cargás el pago y el sistema lo imputa a las facturas más viejas primero. Si sobra, queda a cuenta.
En Cuenta corriente ves quién te debe y cuánto, qué está vencido, y podés bajar el recibo de cada cobro para dárselo al cliente.
Sumar gente
Podés sumar los teléfonos de quien trabaje con vos, con distintos permisos:
- Dueño — todo.
- Operador — factura, cobra y ve la cuenta corriente.
- Vendedor — factura y hace remitos, pero no ve saldos.
- Contador — mira y descarga, no emite.
Cada uno entra con su propio teléfono y su propio código.
Pagar la suscripción
Arrancás con 14 días gratis y sin tarjeta. Cuando se terminan, pagás por transferencia: en Cuenta tenés el CBU y un botón para avisarnos con el número de operación.
Mientras lo verificamos seguís facturando normalmente. Y si se te pasa la fecha, tenés unos días de gracia antes de que se corte.
Si dejás de pagar no perdés nada. No vas a poder emitir comprobantes nuevos, pero todos los que ya emitiste los podés seguir bajando: son documentos fiscales y son tuyos.